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  • Gestionnaire du secteur manifestations et salles H/F

    Date de cloture : 04/03/2017
    Type d'offre : Emploi
    Catégorie de l'offre : B
    Grade :Rédacteur ou Technicien H/F
    Service : Direction Cabinet du Maire et Président

    Grand Poitiers

    Direction Générale des Services

    Cabinet du Maire et Président

    Recherche un Gestionnaire du secteur Manifestations et Salles (H/F)

     

    Placé sous la responsabilité de l’encadrante du Pôle Evénements, manifestations publiques et salles, l’agent organise l’activité du secteur manifestations et salles.

    Poste stratégique et transversal, il encadre une équipe composée de trois agents, responsables de salles et coordonne l’organisation de l’ensemble des manifestations mise en place dans les salles gérées par le Pôle.

    Le gestionnaire du secteur Manifestations et Salles est amené à travailler comme 4e responsable de salles quand l’activité évènementielle le nécessite, pour cause de congé ou de repos.

    L’organisation du travail est faite par binôme et encadrée par des bornages horaires :

    Une équipe du mardi au samedi de 10h à 22h (prioritaire pour travailler le samedi si nécessaire) et une équipe du lundi au vendredi de 8h à 20h (prioritaire pour travailler le dimanche si nécessaire).

    Missions :

    Sous couvert de l’encadrante du Pôle, le gestionnaire du secteur Manifestations et Salles a la charge de plusieurs missions :

    • La gestion des salles municipales et communautaires : Salons de Blossac et Maison du Peuple pour le compte de la Ville, la salle des Castors à Buxerolles pour le compte de Grand Poitiers, mais aussi la Chapelle Saint-Louis en lien avec la Direction de la Culture ;
    • L’organisation des manifestations dans ces salles en respectant la législation du temps de travail et des règles de sécurité ;
    • L’instruction des demandes de matériel, décors végétaux et appui logistique ;
    • La rédaction des conventions et autres courriers administratifs ;
    • L’enregistrement sous GEMA (logiciel métier) des demandes liées aux manifestations ;
    • L’animation et le pilotage de l’équipe du secteur ;
    • La gestion du véhicule de service (planning, entretien, sécurité…).

     

    Dans ces différentes missions, il est amené à effectuer des achats dans le strict respect des règles relatives aux marchés publics et doit respecter le budget alloué.

     

    1. La gestion des salles

    Sont concernés les salons de Blossac, la Maison du peuple, la salle des Castors

    (Buxerolles) la Chapelle Saint-Louis du Collège Henri IV,

     

    En accord avec son encadrante :

    • Il a pour rôle de veiller au bon fonctionnement et au bon état des salles, organiser la maintenance, les travaux, le respect des prescriptions de sécurité ;
    • Il instruit les demandes de réservation des salles ;
    • Il veille au respect des procédures de location des salles, conformément aux délibérations votées ;
    • Il sait répondre aux attentes de tout type de public (en interne et public extérieur) ;
    • Il assure les achats d’investissement des fournitures diverses et d’EPI (référent Carl)
    • Il procède aux achats d’investissement, des produits d’entretien et des fournitures diverses ;
    • Il établit des fiches d’utilisation des produits et des machines liées au métier des collègues et conformément au PASS.

     

    1. Le management et la gestion des ressources humaines
    • Il encadre directement les trois agents, responsables de salles ;
    • Il assure le remplacement des agents (maladie et congés) ;
    • Il a la responsabilité des plannings de travail et congés des agents, responsables de salles dans le respect de la législation du travail.
    • Il gère les congés et les heures supplémentaires des agents du centre d’activité, en lien avec le référent INCOVAR de la Direction en veillant à leur limitation ;
    • Il organise le développement des compétences des agents du secteur ;
    • Il réalise les entretiens d’évaluation annuels de ces agents ;
    • Il rédige les fiches de poste du secteur en lien avec sa hiérarchie en intégrant le volet sécurité ;
    • Il vérifie que ses agents aient tous les EPI, toutes les habilitations et formations obligatoires pour exercer leur métier en toute sécurité, conformément au PASS de la collectivité ;
    • Il répartit et planifie les activités entre les agents en fonction des contraintes des manifestations dans les salles et des échéances ;
    • Il veille à la qualité du service rendu.

     

    Profil :

    Formations souhaitées

    • Habilitations électriques : BS BE manoeuvre
    • SSIAP 1
    • Sauveteur secouriste du travail (SST)
    • Connaissance des règles de sécurité et normes incendie dans les ERP
    • Permis de conduire

     

    Utilisation d’outils informatiques à acquérir sur le poste

    • GEMA : logiciel de gestion des manifestations (logiciel métier)
    • REFASSOS : Espace Associations : portail des associations en ligne
    • Elise : logiciel gestion du courrier
    • CARL : logiciel de demandes d’achat et d’intervention technique
    • INCOVAR : nouveau logiciel pour la gestion des heures

    Savoirs :

    Gestion des plannings et RH

    Bonne maîtrise d’Excel, Word, Intranet, outlook..

    Maîtrise de l’expression orale et écrite

    Connaissance des consignes de sécurité des ERP

    Etre titulaire d’un diplôme de niveau IV au moins (BAC, BTS..) dans une spécialité pouvant correspondre aux missions du poste.

     

    Savoir-faire et savoir-être :

    Avoir une bonne organisation du travail et savoir planifier le travail de l’équipe

    Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours

    Etre autonome, rigoureux, réactif

    Etre force de proposition

    Avoir l’esprit d’initiative et de décision

    Etre discret et respecter les règles de confidentialité

    Savoir prendre en compte les priorités pour les intégrer dans les activités quotidiennes

    Etre disponible (travail en soirée et le week-end) et avoir une bonne présentation

    Etre garant de l’image des collectivités

     

    Contraintes particulières

    Le gestionnaire du secteur manifestations et salles vient en soutien des collègues, responsables de salles, quand l’activité le nécessite, soit environ 4 à 5 fois par mois.

    Il peut être sollicité par la responsable du Pôle pour participer aux manifestations portées par le Pôle dans le cadre des animations de fin d’année ou lors des animations estivales
    (14 juillet, concerts tête d’affiche…), soit environ 5 à 10 manifestations par an.

     

    Contact :

    Si vous souhaitez des informations complémentaires contacter Valérie BOURREE au 05 49 30 81 60.

    Pièces demandées :

    Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, copie des diplômes et si statutaire copie du dernier arrêté administratif).
    Tout dossier incomplet ne sera pas examiné.

    Envoyer votre candidature à :

    M. Le Président de Grand Poitiers

    Direction des Ressources Humaines
    Hôtel de Ville - CS 10569 - 86021 Poitiers Cedex
    tél. 05 49 52 35 35

    recrutement@agglo-poitiers.fr

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    Attention , le poids total des pièces jointes ne doit pas dépasser 4Mo.

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